Google Workspace Studio z krokiem „Wait until”: automatyzacja poczeka do poniedziałku albo nawet 14 dni. Kto już ma dostęp

Google dodał do Workspace Studio, swojego narzędzia do budowania automatyzacji bez kodu, nowy krok „Wait until”. Pozwala on wstrzymać przepływ w dowolnym miejscu i wznowić go o wskazanej godzinie, w konkretny dzień albo po ustalonym czasie, maksymalnie po 14 dniach. Wdrażanie ruszyło 9 listopada i obejmuje firmowe oraz edukacyjne plany Google Workspace.

Co dokładnie się zmienia

Do tej pory, jeśli automatyzacja w Workspace Studio miała coś zrobić „za trzy dni” albo „w poniedziałek rano”, trzeba było rozbić ją na kilka osobnych przepływów uruchamianych z harmonogramu. Działało, ale szybko robił się bałagan: kilka elementów do pilnowania, trudniej znaleźć przyczynę błędu i łatwo o pomyłkę przy zmianach.

Nowy krok sterujący rozwiązuje to w jednym przepływie. Można go wstawić w dowolnym punkcie, także wewnątrz rozgałęzień warunkowych („Check if”) i pętli („Repeat for each”). Po upływie zadanego czasu przepływ sam wraca do pracy i wykonuje kolejne kroki.

Trzy sposoby odliczania

• Konkretny dzień w przyszłym tygodniu, np. kontynuacja w poniedziałek o 8:00. Przydatne, gdy niepilne powiadomienia mają poczekać na początek tygodnia pracy.
• Konkretny dzień i godzina, np. odczekanie trzech dni i przypomnienie o 17:00. Dobre do sekwencji maili, przypomnień o zadaniach i sprawdzania terminów.
• Określony czas, np. 30 minut albo dowolna kombinacja godzin, minut i sekund, łącznie do 14 dni.

W trakcie pauzy postęp widać w zakładce Activity w Workspace Studio. Zapisuje ona, kiedy przepływ się wznowi (z datą i strefą czasową), a potem, kiedy faktycznie ruszył dalej. To ułatwia sprawdzenie, czy automatyzacja nie utknęła.

Do czego to się przyda w małej firmie

Najprostszy przykład to follow-up po spotkaniu z klientem: przepływ zapisuje notatkę, czeka dwa dni robocze i wysyła przypomnienie albo gotowy szkic maila. Podobnie można rozplanować wdrożenie nowego pracownika, czyli powitanie pierwszego dnia, listę dostępów po tygodniu i ankietę po dwóch tygodniach (tu trzeba pamiętać o limicie 14 dni na pojedynczą pauzę).

Inne pomysły to cotygodniowe podsumowanie wysyłane na czat zespołu w poniedziałek rano zamiast w piątek wieczorem, przypomnienie o niezapłaconej fakturze kilka dni po terminie albo odłożenie mniej ważnych alertów poza godziny pracy. Ważne, żeby przy dłuższych pauzach sprawdzić, czy warunek nadal ma sens. Jeśli klient w międzyczasie odpisał, dobrze jest dodać po kroku „Wait until” sprawdzenie „Check if”, żeby nie wysyłać mu zbędnego przypomnienia.

Kto ma dostęp

Funkcja trafia do domen z Rapid Release i Scheduled Release jednocześnie, a pojawienie się jej w interfejsie może potrwać od jednego do trzech dni od 9 listopada. Administrator nie musi niczego włączać, bo nie ma do tego osobnego przełącznika. Krok jest dostępny w planach:

• Business Starter, Standard i Plus,
• Enterprise Standard i Plus,
• Education Fundamentals, Standard i Plus,
• z dodatkami Google AI Pro for Education, Teaching and Learning oraz AI Expanded Access.

Prywatne konta Gmail nie są na tej liście.

Na tle konkurencji

Opóźnienia to od dawna standard w Zapierze, Make, n8n czy Power Automate. W tym ostatnim pojedynczy przebieg przepływu może trwać do 30 dni, więc limit Google jest krótszy. Dla firm, które i tak pracują w Gmailu, Dokumentach i Google Chat, nowość oznacza jednak, że prostsze sekwencje da się zbudować w narzędziu, które już mają w abonamencie, bez dokupowania zewnętrznej platformy. Google równolegle rozwija w Workspace Studio tak zwane skills, czyli wielokrotnego użytku instrukcje dla Gemini, które mogą też uruchamiać przepływy ręcznie lub według harmonogramu.

Źródło: Google Workspace Updates – Wait until w Workspace Studio, Google Workspace Updates – skills w Workspace Studio

Artykuł zredagowany przy pomocy AI.